Không chỉ có sự khác biệt về phiên bản mà tạo ra phần mở rộng tệp mới. Một số phần mở rộng tệp đề cập cụ thể đến loại tệp,chẳng hạn như đó là mẫu Excel hay tệp Excel có chứa macro.

Nếu bạn hiểu tất cả các phần mở rộng tệp Excel,bạn sẽ có cách xử lý tốt hơn về cách lưu tệp của mình.

1. Tại sao phần mở rộng tệp Excel lại quan trọng

Phần mở rộng của tệp Excel cung cấp cho bạn thông tin quan trọng về tệp đó trước khi bạn mở tệp. Nó cũng cho phép bạn tổ chức các tệp lưu vào thư mục của mình dưới dạng tệp mẫu,tệp hỗ trợ macro và hơn thế nữa. Chỉ cần xem qua phần mở rộng tệp Excel,bạn biết thêm về tệp Excel và nó được sử dụng để làm gì.

Phần mở rộng tệp Excel cho bạn biết:

- Macro hoặc VBA bao gồm

- Nếu tệp được lưu bằng phiên bản Exel cũ hơn

- Định dạng tệp dựa trên tài liệu XML hay tệp nhị phân

- Phiên bản kế thừa chung mà tệp đã được lưu

- Tệp có phải là một mẫu hay không

Bạn có thể xem tất cả các phần mở rộng tệp Excel bằng cách chọn File từ menu,chọn Save As sau đó chọn loại tệp thả xuống trong trường hợp tên tệp.

Như bạn có thể thấy,mỗi loại tệp đều có một tên mô tả giúp hiểu được phần mở rộng tệp để làm gì.

2. Phần mở rộng tệp Excel theo phiên bản

Nhóm đầu tiên của phần mở rộng tệp liên quan chủ yếu đến phiên bản Excel mà trang tính được lưu với. Các loại tiện ích mở rộng sau được kết nối với các phiên bản Excel được hiển thị ở đây:

- Excel 97-2003: * .xls

- Mẫu Excel 97-2003: * .xlt

- Bảng tính XML 2003: * .xml

- Microsoft Excel 5.0 / 95 Workbook: * .xls

- Excel 97-2003 Bổ trợ : * xlam

- Excel 4.0: * .xlw

- Microsoft Works: * .xlr

Như bạn có thể thấy,phần mở rộng tệp * .xls là định dạng Excel kế thừa mặc định cho tất cả các phiên bản Excel trước Excel 2007.

Từ Excel 2007 trở đi,phần mở rộng tệp mặc định cho bất kỳ tệp Excel nào là * .xlsx

3. Sự khác biệt XLS và XLSX

Mặc dù Microsoft chuyển sang phần mở rộng XLSX sau Excel 2007 có vẻ như là một sự thay đổi quy ước đặt tên bề ngoài,nhưng sự thật là có nhiều thay đổi hơn chỉ là một phần mở rộng.

XLS lưu trữ bảng tính Excel ở định dạng tệp được gọi là Định dạng tệp trao đổi nhị phân(Binary Interchange File Format). Đây là định dạng tệp độc quyền do Microsoft tạo ra

Với việc phát hành Excel 2007,Microsoft đã thay đổi mặc định thành XLSX,dựa trên định dạng Office Open XML. Đây là một phương pháp lưu thông tin bảng tính trong một tệp XML.

Ưu điểm của việc chuyển sang phương pháp lưu thông tin bảng tính Excel mới này là gì?

- Interoperable (Tương tác):  Các tệp có định dạng Office Open XML có thể dễ dàng được kéo vào các ứng dụng khác có thể đọc các định dạng Office XML.

- Extensible (Mở rộng): Các ứng dụng hoặc chương trình bên ngoài có thể thao tác nội dung của định dạng XML cơ bản – điều này có nghĩa là các lập trình viên có thể tạo phần mềm để chỉnh sửa bảng tính Excel mà không cần mở chính ứng dụng Excel.

- Safer form corruption (An toàn hơn) : Các tệp được định dạng XML ít bị hỏng hơn so với các tệp nhị phân như tệp XLS

- Smaller (Nhỏ hơn): Bạn có thể lưu trữ nhiều dữ liệu hơn trong một tệp nhỏ hơn khi bạn sử dụng định dạng XLSX. Microsoft tuyên bố tệp XLSX nhỏ hơn 75% so với tệp XLS.

Nếu không có ưu diểm nào trong số đó quan trọng với bạn,thì tốt hơn là bạn nên ở lại với định dạng XLS cũ,bởi vì nó cũng 2 điểm lợi như sau:

- Các tệp XLS có xu hướng lưu và mở nhanh hơn

- Các tệp Excel có phần mở rộng XLS có thể được mở trên mọi phiên bản Excel,kể cả những phiên bản cũ.

4. Các phần mở rộng tệp Excel khác

Bây giờ bạn đã hiểu sự kahcs biệt giữa XLS và XLSX,sẽ dễ dàng hơn một chút để giải mã ý nghĩa của tất cả các phần mở rộng tệp Excel khác.

- .xlsm: Tệp Excel định dạng XML cũng hỗ trợ Macro Excel

- .xlsb: Tệp Excel định dạng nhị phân (phiên bản cũ hơn) cũng hỗ trợ macro Excel

- .xltx : Tệp Excel được lưu dưới dạng mẫu để dùng làm điểm bắt đầu cho sổ làm việc Excel trong tương lại

- .xltm : Tệp Excel hỗ trợ Macro được lưu dưới dạng mẫu.

- * .xml : Bất kỳ bảng tính nào từ các ứng dụng đã lưu trữ các trang tính ở định dạng Bảng tính XML 2003 hoặc các tệp dữ liệu có định dạng XML đơn giản.

- *.prn: Bảng tính Lotus

- .txt: Tệp văn bản được phân tách bằng tab hoặc Unicode

- .csv : Tệp văn bản được phân tách bằng dấu phẩy

- .dif : Tệp văn bản định dạng Trao đổi dữ liệu

- .slk : Các tệp văn bản Định dạng Liên kết tượng trưng

- .dbf : Tệp dữ liệu bBase

- .ods: Bảng tính Opendocument (Google Documents hoặc OpenOffice)

- .pdf: Giữ lại định dạng của dữ liệu khi bạn mở tệp dữ liệu PDF

- .xps: Tệp dữ liệu Đặc tả giấy XML