Microsoft SharePoint là một nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu giúp một công ty quản lý các kho lưu trữ, tài liệu, báo cáo và các nội dung khác quan trọng đối với các quy trình kinh doanh của mình. Khả năng quản lý nội dung doanh nghiệp của SharePoint rất hữu ích cho các tổ chức trong tất cả các ngành và trong bất kỳ bộ phận nào trong tổ chức.

SharePoint được cấu hình bằng trình duyệt web. Nó cung cấp hầu hết các khả năng của nó thông qua giao diện của người dùng web(UI) và các ứng dụng web. SharePoint được sử dụng để thao tác nội dung và cấu trúc trang, tạo và xóa trang, bật và tắt các tính năng của sản phẩm, định cấu hình quy trình làm việc cơ bản và quản lý phân tích.

Các tính năng SharePoint mới và được cập nhật

SharePoint 2019 là phiên bản mới nhất của ứng dụng. SharePoint là một phần của bộ Office 365, nơi nó được gọi là SharePoint Online. Microsoft cũng cung cấp phiên bản tại chỗ cho các tổ chức muốn lưu giữ dữ liệu của họ trong nhà vì lý do tuân thủ hoặc bảo mật.

Các tính năng đáng chú ý trong SharePoint bao gồm:

- Kinh doanh thông minh(BI): SharePoint 2019 được tích hợp với Microsoft Power Bi, cung cấp quyền truy cập vào BI.

- Tuân thủ: Trung tâm chính sách Tuân thủ và Trung tâm chính sách Tuân thủ tại chỗ của SharePoint cho phép ban quản trị trung tâm của công ty xây dựng và áp dụng các chính sách. Người dùng có thể xóa dữ liệu khỏi trang OneDrive for Business.

- Khả năng truy cập thư viện tài liệu. SharePoint cung cấp các mốc trang để điều hướng dễ dàng, các phím tắt cho các tác vụ khác nhau, cập nhật về tiến trình tải lên, cải thiện phần đọc chú thích và cập nhật cho tài liệu trợ giúp.

- Tên tệp được mở rộng: Có sẵn hỗ trợ cho các tên tệp có ký tự đặc biệt, dẫn đầu bằng dấu chấm và dài hơn 128 ký tự.

- Chia sẻ thư mục: Người dùng có thể xem ai đang chia sẻ một thư mục và có thể mời người tham gia và phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu truy cập.

- Quản lý quyền thông tin: Khả năng quản lý kỹ thuật số bảo vệ thông tin nhạy cảm và tài sản trí tuệ khỏi bị truy cập trái phép.

- Hỗ trợ tệp lớn: Không có giới hạn về kích thước tệp. Tuy nhiên, Microsoft khuyến nghị dung lượng tối đa là 10 GB. Có giới hạn tải lên tệp tối đa là 250GB.

- MinRole: Quản trị viên chỉ có thể cài đặt các vai trò mà họ muốn trên máy chủ SharePoint.

- Trải nghiệm di động: Giao diện cảm ứng thân thiện với thiết bị di động đã được thêm vào, mang đến cho người dùng trải nghiệm hiện đại hơn. Thật dễ dàng để chuyển từ chế độ xem trên thiết bị di động sang chế độ xem trên PC.

- Giao diện người dùng điều hướng: SharePoint bao gồm megamenus kết xuất và hiển thị trên các phiên bản máy tính để bàn và thiết bị di động của nền tảng để nâng cao khả năng điều hướng trang web. Các nhà phát triển có thể cung cấp các phím tắt cho các trang web trong SharePoint một cách tự nhiên.

- Máy chủ dự án. Người quản lý dự án có thể yêu cầu tài nguyên từ những người quản lý tài nguyên khác và sử dụng chức năng bản đồ nhiệt để xem nơi tài nguyên dành thời gian. Họ cũng có thể tạo nhiều mốc thời gian. Máy chủ dự án đã cải thiện khả năng sao lưu và phục hồi.

- Dự án Syntex. SharePoint tích hợp với tính năng tìm kiếm thông minh của Microsoft để giúp nhân viên định vị siêu dữ liệu có liên quan trong email, bản trình bày và các dịch vụ Office khác. Syntex sử dụng trí tuệ nhân tạo và máy học để tự động hóa quá trình xử lý nội dung và biến nội dung thành kiến ​​thức.

- Bảo vệ. SharePoint 2019 bao gồm các tính năng đồng tác giả và tự động lưu cho các tài liệu được mã hóa, rào cản thông tin và tự động hết hạn truy cập bên ngoài.

- Ghim trang trang web. Người dùng có thể ghim các trang web để theo dõi chúng khi ở cơ sở hoặc thông qua Office 365.

- Các trang web của nhóm. Đây là những vị trí mà các nhóm có thể làm việc trên các dự án và chia sẻ thông tin từ mọi nơi. Trang nhóm bao gồm một nhóm các trang web có liên quan, cũng như thư viện tài liệu mặc định cho các tệp, danh sách để quản lý dữ liệu và các phần web có thể tùy chỉnh.

- Yammer . Nền tảng mạng xã hội Yammer có các nguồn cấp dữ liệu xã hội có thể tùy chỉnh cho phép nhân viên tương tác trong môi trường SharePoint.

Các tính năng Microsoft SharePoint không được dùng nữa

SharePoint 2016 tập trung vào quản lý tài liệu truyền thống. Với SharePoint 2019, Microsoft đã loại bỏ một số chức năng cộng tác, mạng xã hội và tìm kiếm doanh nghiệp hiện được bao gồm trong Office 365. Những chức năng đó bao gồm:

- Delve. Một công cụ trực quan hóa và khám phá dữ liệu kết hợp các yếu tố của mạng xã hội và máy học với khả năng tìm kiếm của bộ Office 365.

- Đồ thị văn phòng. Một công cụ back-end trong Office 365 Suite hỗ trợ tìm kiếm trên các ứng dụng được tích hợp và áp dụng máy học cho các tương tác của tổ chức và sử dụng nội dung.

- Lắc lư. Một công cụ trình bày trong bộ Office.

- Đội. Một công cụ cộng tác trong công việc cho phép nhân viên tương tác trên một tài liệu làm việc mọi lúc mọi nơi.

- Yammer. Một nền tảng cộng tác và tiểu blog riêng dành cho mạng xã hội doanh nghiệp.

Microsoft đang tập trung phần lớn lộ trình phát triển của mình vào SharePoint Online. Tuy nhiên, nó sẽ tiếp tục phát hành các phiên bản tại chỗ vì khách hàng có thể có các yêu cầu tuân thủ yêu cầu duy trì một số dữ liệu nhất định tại chỗ hoặc vì họ không thể di chuyển tất cả dữ liệu của mình lên đám mây.

Các tính năng khác đã bị xóa khỏi máy chủ SharePoint 2016 bao gồm:

- Các dịch vụ Excel. Các khả năng của Excel không còn được lưu trữ trên Máy chủ SharePoint. Thay vào đó, nó là một phần của Excel Online trong Office Online Server.

- Trình quản lý danh tính Forefront. FIM đồng bộ hóa giữa Active Directory và SharePoint. SharePoint 2016 không sử dụng FIM mà thay vào đó sử dụng Microsoft Identity Manager 2016 hoặc một công cụ của bên thứ ba khác.

- Các khả năng của SharePoint BI. Các tính năng Power Pivot và Power View cho BI không được triển khai trong SharePoint 2016. Bổ trợ Power Pivot cho SharePoint và Power View cho SharePoint chỉ có thể được triển khai với SharePoint 2016 khi sử dụng SQL Server 2016 .

- Tổ chức SharePoint. SharePoint Foundation là một phiên bản miễn phí cung cấp một nền tảng cộng tác dựa trên web, an toàn. Nó không có sẵn trong SharePoint Server 2016 nhưng vẫn có sẵn trong SharePoint 2013.

- Chế độ cài đặt độc lập. Tính năng này không còn khả dụng trên SharePoint 2016. Nó đã được thay thế bằng cấu trúc liên kết trang trại MinRole.

- Thẻ và ghi chú. Người dùng vẫn có thể tạo các thẻ mới và truy cập vào bất kỳ thẻ nào hiện có, nhưng Microsoft không khuyến khích sử dụng tính năng này, vì nó đã được dự kiến ​​loại bỏ.

- Ứng dụng Dịch vụ Quản lý Công việc. Ứng dụng này đã bị xóa khỏi SharePoint 2016, bao gồm Nhiệm vụ của tôi và các tính năng Đồng bộ hóa tác vụ Exchange được liên kết khác.

Các tính năng sau không được dùng nữa hoặc bị loại bỏ trong SharePoint Server 2019:

- Dịch vụ Access 2010 và 2013 . Những thứ này sẽ không được dùng nữa nhưng vẫn được hỗ trợ. Microsoft khuyên bạn nên khám phá Microsoft PowerApps và Power Automate.

- Nguồn cấp tin tức tổng hợp . Điều này được đặt thành chỉ đọc trong SharePoint 2019. Microsoft khuyến nghị sử dụng Tin tức nhóm, Trang web liên lạc, Yammer hoặc Nhóm

- Trợ giúp tùy chỉnh . Microsoft đang rời bỏ công cụ trợ giúp cũ của mình để chuyển sang sử dụng một công cụ trợ giúp khách hàng dựa trên đám mây mới được tích hợp với Office 365.

- Dịch vụ Máy dịch . Tính năng này không được dùng nữa và sẽ không còn được hỗ trợ nữa. Các trang web giao tiếp đa ngôn ngữ được khuyến khích cho người dùng.

- Thuê nhiều kiểu. Microsoft đã loại bỏ chức năng này vì chi phí cao khi triển khai SharePoint cho thuê nhiều nơi ngày càng phức tạp.

- Trình đọc PDF . Chức năng đọc PDF tích hợp đã bị loại bỏ vì hầu hết các trình duyệt web đều có chức năng đọc PDF tích hợp riêng của chúng.

- Hộp thư trang web . Hộp thư trang web sẽ không được dùng nữa nhưng được hỗ trợ. Microsoft khuyến nghị khách hàng sử dụng giải pháp thay thế hộp thư dùng chung .

Các thay đổi và tùy chọn về kiến ​​trúc SharePoint 2019

SharePoint 2019 bao gồm các mô hình triển khai kiến ​​trúc đã được giới thiệu cùng với SharePoint 2016 như một phần trong động thái của Microsoft nhằm biến SharePoint trở thành dịch vụ ưu tiên đám mây . Microsoft cho biết với SharePoint 2019, họ nhằm cải thiện nhiều công nghệ tiên tiến trên đám mây được giới thiệu vào năm 2016.

Ví dụ: SharePoint 2013 và các phiên bản trước dựa vào việc triển khai dịch vụ để vá các máy chủ có vấn đề. SharePoint 2016 có MinRole, một cấu trúc liên kết được sắp xếp hợp lý có một máy chủ trong trang trại SharePoint chạy một tập hợp dịch vụ rõ ràng dựa trên vai trò của nó và không có dịch vụ nào khác được bật. Điều này cho phép linh hoạt hơn, dễ dàng sửa chữa và cập nhật nhanh chóng cho từng máy chủ, dẫn đến dịch vụ nhanh hơn và đáng tin cậy hơn. SharePoint sử dụng cấu trúc liên kết trang trại MinRole trong SharePoint Server 2019 và Trực tuyến.

Về cốt lõi, các mô hình triển khai kiến ​​trúc của SharePoint phần lớn giống như khi chúng được giới thiệu vào năm 2016. Có bốn mô hình kiến ​​trúc cho SharePoint 2019.

SharePoint Online. SharePoint được phân phối bằng cách sử dụng mô hình đăng ký phần mềm dưới dạng dịch vụ . Microsoft cung cấp các bản cập nhật tự động, nhưng khách hàng chịu trách nhiệm quản lý SharePoint.

SharePoint tại chỗ. Khách hàng duy trì quyền kiểm soát đối với tất cả việc lập kế hoạch, triển khai, bảo trì và tùy chỉnh môi trường SharePoint của họ trong trung tâm dữ liệu của riêng họ.

- SharePoint kết hợp. Đây là sự kết hợp giữa đăng ký SharePoint Online với phiên bản SharePoint tại chỗ. Với cách tiếp cận này, khách hàng có thể kết hợp các dịch vụ SharePoint Online vào môi trường SharePoint tổng thể của họ đồng thời tạo cầu nối để cuối cùng di chuyển các trang và ứng dụng SharePoint lên đám mây.

- SharePoint trong Azure. Khách hàng có thể mở rộng các trang trại SharePoint tại chỗ của họ lên đám mây dịch vụ dưới dạng cơ sở hạ tầng Azure của Microsoft để sản xuất, khắc phục thảm họa và thử nghiệm môi trường SharePoint Server 2019. Đây là một phiên bản lai của SharePoint.

Lịch sử và phiên bản Microsoft SharePoint

SharePoint đã tồn tại dưới dạng này hay dạng khác kể từ năm 2001. Nó đã phát triển lên hơn 200 triệu người dùng trong 250.000 tổ chức. Đã có chín phiên bản SharePoint được phát hành kể từ năm 2001, với SharePoint 2010 Enterprise là phiên bản dành cho doanh nghiệp đầu tiên.

Microsoft SharePoint Server 2010 được ra mắt vào năm 2010 với sự tích hợp chặt chẽ với Microsoft Office và Active Directory . Những lợi ích của SharePoint 2010 bao gồm khả năng nhanh chóng phát triển và xây dựng trang web mà không cần kiến ​​thức lập trình. Các trang web như vậy có thể được sử dụng để quản lý các công cụ cộng tác như thư viện tài liệu, bảng thảo luận , danh sách công việc được chia sẻ, lịch dùng chung, blog, wiki và khảo sát.

SharePoint 2013 được phát hành dưới dạng nền tảng cộng tác cho các trang web tùy chỉnh vào tháng 11 năm 2012.

Bản phát hành đầu tiên của SharePoint 2013 đã cung cấp trải nghiệm người dùng được đơn giản hóa cũng như các khả năng truyền thông xã hội mới dành cho doanh nghiệp. Các tính năng đó được mở rộng dựa trên các khả năng được cung cấp trước đây để quản lý trang web, bao gồm lịch dùng chung, blog , wiki , khảo sát, thư viện tài liệu và danh sách nhiệm vụ được chia sẻ.

SharePoint 2013 cũng ra mắt với một diễn đàn cộng đồng để người dùng giao tiếp với nhau và phân loại các cuộc thảo luận. Nó bao gồm khả năng tiểu blog và khả năng tìm kiếm nâng cao, cũng như chức năng khám phá điện tử , xác thực dựa trên yêu cầu và hỗ trợ di động. Các công cụ BI trong SharePoint 2013 cho phép người dùng tổ chức các mục tiêu và quy trình cũng như tạo các mô hình dữ liệu, báo cáo và trang tổng quan có thể tùy chỉnh.

SharePoint Server 2016 có mã giống như SharePoint Online. Do đó, khách hàng tại chỗ có cùng khả năng hỗ trợ và hiệu suất cho các trang máy chủ SharePoint của họ nhờ một số thay đổi về kiến ​​trúc.

SharePoint 2019 là phiên bản mới nhất. Nó mang lại nhiều tính năng dựa trên đám mây hơn cho Máy chủ SharePoint và các kiểu kiến ​​trúc kết hợp của ứng dụng.

Đối thủ cạnh tranh của Microsoft SharePoint

Trong khi Microsoft SharePoint dẫn đầu thị trường về cộng tác và quản lý tài liệu, nhiều đối thủ cạnh tranh dựa trên đám mây khác đã tham gia thị trường, bao gồm Box , Dropbox và Google Drive . Ngoài quản lý tài liệu, ngành công nghiệp phần mềm cộng tác đã phát triển, với những người chơi mới đang có được sức hút, bao gồm Salesforce Slack và Chatter và Aurea Jive.

Đáp lại, vào năm 2017, Microsoft đã phát hành công cụ cộng tác của riêng mình, Teams, để bổ sung cho SharePoint 2016. Ngày nay, Teams vẫn được sử dụng cùng với SharePoint. Các nhà cung cấp như Sitecore, Atlassian Confluence và WordPress đều cạnh tranh với SharePoint trên thị trường quản lý nội dung web.