Kiến thức cơ bản về Excel
Nếu bạn mới bắt đầu với Excel,có một số lệnh cơ bản mà Ting3s.com khuyên bạn nên làm quen với nó như:
- Tạo một bảng tính mới từ đầu
- Thực hiện các phép tính cơ bản trong bảng tính,chẳng hạn như cộng,trừ,nhân và chia trong bảng tính.
- Viết và định dạng văn bản cột và tiêu đề
- Thêm hoặc xóa các cột,hàng và bảng tính
- Giữ tiêu đề cột và hàng hiển thị khi bạn cuộn qua chúng trong bảng tính,để bạn biết mình đang điền dữ liệu gì khi di chuyển sau hơn xuống dữ liệu.
1. Thêm nhiều hơn một hàng hoặc cột
Đôi khi bạn có thể thấy mình liên tục cần phải thêm nhiều hàng và cột hơn,có thể cần thêm tới hàng chục,hàng trăm hàng,cột. Làm từng cái sẽ rất lâu và tẻ nhạt. May mắn rằng,luôn có 1 cách dễ dàng hơn.
Để thêm nhiều hàng hoặc cột trong bảng tính,hãy đánh dấu cùng một số hàng hoặc cột đã có từ trước mà bạn muốn thêm. Sau đó,nhấp chuột phải và chọn “Insert”.
Hãy cũng xem ví dụ dưới đây nhé.
2. Sử dụng bộ lọc để đơn giản hóa dữ liệu của bạn
Dữ liệu của bạn rất lớn,bạn không thể nào mà xem từng hàng cùng một lúc,đôi khi bạn chỉ cần xem những dữ liệu phù hợp theo tiêu chí mà bạn cần tìm. Đó là lúc bạn cần đến bộ lọc.
Bộ lọc cho phép bạn cắt giảm dữ liệu của mình để chỉ xem một số hàng nhất định cùng lúc. Trong Excel,1 bộ lọc có thể được thêm vào mỗi cột trong dữ liệu của bạn – từ đó bạn có thể chọn những ô bạn muốn xem cùng một lúc.
Hãy xem ví dụ dưới đây: Thêm bộ lọc bằng cách nhấp vào tab Data và chọn Filter. Nhấp vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột và bạn sẽ có thể xem bạn muốn dữ liệu của mình được sắp xếp theo tứ tự tăng dần hoặc giảm dần,cũng như các hàng cụ thể mà bạn muốn hiển thị.
3. Loại bỏ các điểm hoặc dữ liệu trùng lặp
Các tệp dữ liệu lớn hơn có xu hướng nội dung sẽ bị trùng lặp. Bạn có thể có danh sách nhiều địa chỉ liên hệ trong một công ty và chỉ muốn xem số lượng công ty bạn có. Trong những tình huống như thế này,việc loại bỏ các bản sao là rất hữu ích.
Để xóa bỏ các bản sao của bạn,hãy đánh dấu vào hàng hoặc cột mà bạn muốn xóa các bản sao. Sau đó chuyển đến tab Data và chọn Remove Duplicates. Một cửa số bật lên sẽ xuất hiện để xác nhận dữ liệu nào bạn muốn làm việc. Chọn Remove Duplicates để xóa.
4. Chuyển đổi các hàng thành cột
Khi bạn có ít hàng dữ liệu trong bảng tính của mình,bạn có thể quyết định rằng muốn chuyển đổi các mục ở một cột thành hàng hoặc ngược lại. Sẽ mất rất nhiều thời gian để bạn sao chép và dán lại từng dữ liệu – nhưng những tính năng chuyển vị cho phép bạn thực hiện chỉ đơn giản là di chuyển dữ liệu hàng của bạn thành các cột hoặc ngược lại.
Để bắt đầu,các bạn đánh dấu cột mà bạn muốn chuyển thành các hàng. Bấm chuột phải vào nó,sau đó chọn Paste. Tiếp theo,chọn các ô trên bảng tính của bạn nơi bạn muốn bắt đầu hàng hoặc cột đầu tiên. Bấm chuột phải vào ô,sau đó chọn Paste Special. Một modun sẽ xuất hiện ở dưới cùng,bạn sẽ thấy một tùy chọn để chuyển vị. Đánh dấu vào ô đó và chọn OK.
5. Chia nhỏ thông tin văn bản giữa các cột
Điều gì xảy ra nếu bạn muốn tách thông tin trong một ô thành 2 ô khác nhau? Ví dụ có thể bạn muốn lấy tên công ty của ai đó thông qua địa chỉ email của họ. Hoặc có lẽ bạn muốn tách tên đầy đủ của ai đó thành họ và tên riêng biệt.
Nhờ Excel thì mọi vấn đề này đều có thể thực hiện được. Đầu tiên,dánh dấu cột mà bạn muốn tách. Tiếp theo,chuyển đến tab Data và chọn Text to Columns. Một modun sẽ xuất hiện với thông tin sau:
Bạn cần chọn “Delimited” hoặc “Fixed Width”.
- Delimited: có nghĩa là bạn muốn chia nhỏ cột dựa trên các ký tự như dấu phẩy,dấu cách hoặc tab.
- Fixed Width : Có nghĩa là bạn muốn chọn vị trí chính xác trên tất cả các cột mà bạn muốn phân tách diễn ra.
Trong trường hợp dưới đây chúng ta chọn Delimited để tách họ tên thành họ và tên.
Sau đó đến bước chọn dấu phân cách. Chúng ta có thể chọn Space.
Cộng Đồng